Systemadministration - Tilladelser
Systemadministration vælges i topbjælken i http://vejman.dk . Herefter vælges fanen Tilladelser. Det er kun lokaladministratoren, der har adgang til systemadministration.
Generelle indstillinger
Modtager vejmyndigheden ansøgninger digitalt via http://Rov.vd.dk , så kan man her vælge at få anmeldelser registreret med status Godkendt, automatisk. Samt hvilken sagsbehandler, der skal påføres disse sager.
Det er også muligt automatisk at få godkendt garantieftersyn ved at sætte flueben i boksen efter ”Automatisk registrer godkendelse af garantieftersyn dagen efter garantiperiodens udløb”.
Eller at give en godkendelse af en færdigmelding (en reetablering) efter 10 arbejdsdage. Samtidigt kan du beslutte at denne type 'godkendelser' får sat en tag på sagen, så de er nemme at genfinde.
Herudover kan garantiperiodens længde fastsættes her. Dette vil automatisk blive overført til alle nye sager. (se også afsnit Godkend reetablering på en gravesag)
Det er også muligt at sætte faste værdier for ”Reetableringsmetode” og ”Ansvarlig for afmærkning”. Sættes disse værdier vil de automatisk blive påført alle nye sager.
Tilføj vejmyndighedens adresse til en tilladelse
Der kan tilføjes en adresse til de blanketter systemet automatisk danner i pdf, fx når en sag godkendes – se afsnit 5.3 Godkend en sag.
•Klik på Systemadministration i menuen i topbjælken i http://vejman.dk
•Klik på fanen Tilladelser
•Vælg din vejbestyrelse i listen
•Indtast adresseoplysninger
•Klik på Gem
Spærretider
Der kan tilføjes to perioder med spærretider for det simple spærretidsvejnet, der er oprettet for en kommune. Vejdirektoratet benytter et mere komplekst spærretidsvejnet.
•Klik på Gem
Spærretidsvejnet findes her under Laget Stamdata på kortet i http://vejman.dk
Det er dette vejnet, som spærretiderne i tilladelserne kan lægge spærreperioder ind for.
Tilføj vejmyndighedens logo til en gravetilladelse
Det er ikke muligt selv at tilføje et logo til gravetilladelsen.
Logoet sendes i stedet til http://vejman.dk ’s brugersupport på vejman.dk@vd.dk. Logoet skal være en BMP-fil og have en størrelse på 1,85 cm i bredden og 2,5 cm i højden. Dette svarer til 220 x 295 pixels.
Opsætning til modtagelse af digitale ansøgninger fra http://rov.vd.dk
Hvis vejmyndigheden ønsker at kunne modtage ansøgninger elektronisk fra http://rov.vd.dk , skal der rettes henvendelse til Vejdirektoratets brugersupport for hjælp til dette: se www.vejman.dk
Myndighedens egne afmærkningsplaner til arrangementer og materielopstilling
Her uploades myndighedens egne planer til brug for afmærkninger ved de to sagstyper på http://rov.vd.dk . Herefter kan brugerne benytte disse afmærkningsplaner når der ansøges,
Vedligeholdelse af tags
Her findes en oversigt over de tags, som myndigheden har anvendt/oprettet i tilladelserne.
Kolonnen uden navn med ikon for Sletning og Erstatning
Kolonnen: ID viser den interne nøgle, som alletags har. Den kan du oterer dig, vhis du skal erstatte et tag med et andet.
Kolonnen "Anvendelser" viser hvor mange steder tagget bliver brugt både på sager og i regler.
Sletteikon: Man sletter et uaktuelt tag, ved at klikke på papirkurven til venstre i oversigten. Hvis det har været anvendt på en eller flere sager får du en advarsel, om at alle disse tags vil blive fjernet fra sager, hvor de er anvendt. Vil du fortryde, skal du klikke på OK og herefter <F5> tasten for at genindlæse opsætningssiden. Du kan se hvor mange steder et tag er anvendt i kolonnen: Anvendelser.
Tilføje: Man kan oprette nye tags ved at klikke på Tilføj knappen. Herved bliver det nye tag tilgængeligt på tilladesesskærmbilledet.
Erstat: Funktionen til at erstatte ét tag med et andet gør kun dét på alle SAGER. Den erstatter IKKE et tag der er anvendt i en regel. Det betyder at du sagtens kan have et tag som har 6 anvendelser, og når du så erstatter det med et andet, så har det alligevel 1 anvendelse tilbage. Det betyder blot at de fem anvendelser på sager er ændret, men der findes også en regel som bruger det tag. Anvendelse i regler skal brugeren selv udskifte i sektionen lige nedenunder.
Myndighedens definition af regler – udføres når en sag modtages elektronisk
Omhandler om regler for automatisk påsætning af tags*) eller vilkår
når en sag modtages elektronisk fra http://rov.vd.dk . Der kan sættes regler op for specifikke
•Vejnumre,
•relateret sag,
•Ansøgerens journalnummer,
•Ledningstype,
•Materieltype,
•Stedfæstes på en konkret vejstrækning eller
•Udbudt strækning.
*) Kræver der er oprettede tags for vejmyndigheden.
*)Tags er brugerdefinerede labels, som kan sættes på en hvilken som helst sag. Tags kan sættes på af sagsbehandleren i forbindelse med behandlingen af sagen. Se mere om tags i brugervejledningen under Hjælp og Fakta på http://vejman.dk
Distributionslister til orientering ved godkendelse
Funktionaliteten omkring Distributionslister er indført for at lette indtastningsarbejdet i forbindelse med de interessenter, der altid skal orienteres, når en sag godkendes.
Distributionslisterne kan oprettes for hver sagstype og kan oprettes af en lokaladministrator i menuen Systemadministrationen for Tilladelser:
Når Distributionslisten er oprettet, vil alle nye sager automatisk indeholde de oprettede kontakter på fanen Interessenter. Herfra kan der slettes eller tilføjes flere e-mail adresser.
Distributionsgrupper til orientering ved godkendelse
Det er muligt at oprette distributionsgrupper som nemt kan tilføjes den enkelte sag. Hvis der er en gruppe modtagere der ofte bliver koblet på specifikke typer sager, er det nemt at tilføje dem alle på én gang via distributionsgrupper.
I systemadministration oprettes disse grupper, hvor gruppen tilføjes, gives et navn og der indtastes navn og e-mail adresse på hver modtager.
Når en distributionsgruppe skal tilføjes en sag, klikkes på ’Tilføj distributionsgruppe’ på fanen ’Interessenter’. Gruppen vælges i pop-up vinduet og herved bliver alle modtagere i gruppen tilføjet som interessenter på sagen på én gang. De vil nu modtage den samme information som ad hoc modtagerne.
Standard for orientering af interessenter
Her kan du sætte t fast 'mønster' for hvilke interessenter/aktører, der skal modtage orinteringer ved sagsbehandlingen af tilladelser.
Standardokumenter - vedhæftes når en sag modtages elektronisk fra http://rov.vd.dk
Man kan vedhæfte et dokument til hver sagstype, og et dokument til alle sagstyer. Altså i alt to dokumenter kan vedhæftes automatisk til en sagstype.